بطاقة إدارة المصروفات: الطريقة الأمثل لتوفير الوقت والمال في شركتك
يناير 25, 2025
تحليل المصروفات وتحديث طرق تسديد الفواتير: دليلك للنجاح المالي
هل تعلم أن 68٪ من الشركات تواجه أخطاء في أكثر من 1٪ من فواتيرها؟
قد تبدو هذه النسبة صغيرة في الوهلة الأولى، لكنها قد تتسبب بخسائر مادية كبيرة و تجاوزات غير متوقعة لحدود الميزانية في شركتك!
مشاكل كهذه تؤدي بالضرورة إلى هدر المزيد من الوقت والمال لتداركها، مما يضع ضغطًا إضافيًا على موطفيك ويخفض من أرباحك الشهرية.
ما السبب؟ و كيف يمكن تجنب أخطاء تسديد الفواتير المكلفة؟
لمعرفة السبب, يجب أولاً النظر إلى الطريقة التي تتبعها الكثير من الشركات في إدارة و تسديد الفواتير.
تسديد الفواتير في الشركات السعودية, نظرة عامة:
للأسف، لا تزال الكثير من الشركات تعتمد على الطرق التقليدية في تحليل المصروفات. هذه الطرق تتضمن:
- تجميع الفواتير الورقية:
تبدأ العملية باستلام الفواتير الورقية من الموردين، سواء عبر البريد التقليدي أو التسليم المباشر, وهنا تبرز أولى التحديات:
- الفقدان والتلف: الفواتير الورقية عرضة للفقدان أو الضياع أثناء عملية النقل أو التداول بين الأقسام المختلفة. كما أنها عرضة للتلف بسبب التمزق أو البلل أو الحبر الباهت، مما يجعلها غير صالحة للاستخدام.
- التخزين: الفواتير الورقية تحتاج إلى مساحات واسعة لحفظها وتنظيمها. هذا يستهلك مساحة المكتب ويجعل البحث عن فاتورة معينة أمرًا صعبًا.
- التأخير: قد تتأخر الفواتير الورقية في الوصول إلى الشخص المناسب للموافقة عليها، مما يؤدي إلى تأخير في عملية تسديد الفواتير وتأثير سلبي على العلاقة مع الموردين أو العملاء.
- إدخال البيانات يدويًا:
بعد تجميع الفواتير، يقوم الموظفون بإدخال البيانات يدويًا في أنظمة المحاسبة أو جداول البيانات. هذه البيانات تتضمن عادةً أرقام الفواتير، تواريخ الإصدار والاستحقاق، إجمالي المبالغ، والضرائب. هنا تبرز العقبة الثانية, فهذه الاستراتيجية تترك عملك عرضة للعديد من التعقيدات التي يصعب تفاديها, مثل:
- الأخطاء البشرية: عملية إدخال البيانات يدويًا مملة ومتكررة, مما يجعل الموظفين عرضة للأخطاء المطبعية أو الأخطاء في نقل الأرقام.
- ضياع الوقت: إدخال البيانات يدويًا يستغرق وقتًا طويلاً، خاصةً إذا كانت الشركة تتعامل مع عدد كبير من الفواتير. هذا الوقت يمكن استغلاله في مهام أخرى أكثر قيمة.
- نقص كفاءة الشركة: عملية الإدخال اليدوي تعتبر غير دقيقة وتستهلك موارد الشركة الثمينة، موارد يمكن تكريسها لإنجاز مهام أخرى!
- الموافقة على الفواتير بشكل يدوي:
تتطلب عملية الموافقة على الفواتير تداولها بين عدة أشخاص، بدءًا من الموظف المسؤول عن استلام الفاتورة، مرورًا بالمدير أو المشرف، وصولًا إلى الإدارة المالية. هذا يؤدي إلى:
- تباطؤ في عمل الشركة: قد تستغرق عملية تحليل المصروفات أيامًا أو حتى أسابيع، وذلك بسبب تعقيد الإجراءات وكثرة الأشخاص المعنيين.
- التتبع الصعب: يصعب تتبع مسار الفاتورة ومعرفة من قام بالموافقة عليها ومتى. هذا قد يؤدي إلى فقدان الفواتير أو تأخير الدفع بسبب عدم اكتمال عملية الموافقة.
- نقص الشفافية: قد لا تكون عملية تسديد الفواتير شفافة، وهذا قد يسمح بوجود عمليات احتيال أو يؤدي لهدر مبالغ إضافية غير مستحقة.
- فقدان السيطرة: قد تفقد الشركة السيطرة على عملية الموافقة على الفواتير وتحليل المصروفات، مما يؤدي إلى عدم الالتزام بالسياسات والإجراءات المتبعة.
- حفظ الفواتير الورقية:
بعد إتمام عملية الدفع، يتم حفظ الفواتير الورقية في ملفات أو صناديق، ويتم ترتيبها بطريقة ما.
- التحديات:
- صعوبة البحث: البحث عن فاتورة معينة في الأرشيف الورقي عادة ما يستغرق وقتًا طويلاً، خاصةً إذا كانت الشركة تحتفظ بكمية كبيرة من الفواتير.
- مخاطر التلف والضياع: الفواتير الورقية عرضة للتلف أو الضياع بمرور الوقت، مما يؤدي إلى صعوبة إثبات المعاملات المالية عند الحاجة.
- التخزين: تتطلب الفواتير الورقية مساحة تخزينية كبيرة، وقد تحتاج الشركة إلى استئجار مساحات إضافية لتخزينها.
ما الحل؟
الحل يكمن في تخفيض النفقات وتوفير الوقت! يكمن في تقليل الاعتماد على العمل اليدوي في تحليل المصروفات وتبني التكنولوجيا الحديثة التي تسمح لك بتسديد الفواتير والتقاط كافة بياناتها الضرورية في دقائق:
ما هو التقاط الفواتير؟
التقاط الفواتير هو عملية تعتمد على التكنولوجيا لجمع البيانات من الفواتير وتحليلها بشكل تلقائي، بهدف تحسين إدارة النفقات وتجنب الأخطاء المرتبطة بالإدخال اليدوي للبيانات. تشمل هذه العملية استخدام تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والذكاء الاصطناعي لاستخراج المعلومات الأساسية من الفواتير، مثل أسماء الموردين، المبالغ، التواريخ، وأرقام الفواتير، ثم تخزينها وتنظيمها في أنظمة مالية أو منصات إدارة النفقات.
هل تعلم؟
بالإضافة إلى فائدتها في تقليص الأخطاء البشرية وتوفير الوقت, فإن أنظمة التقاط الفواتير يمكنها أيضاً أن توفّر بين 50 إلى 80% من إجمالي النفقات المتعلقة بمعالجة الفواتير.
لماذا تحتاج شركتك إلى أنظمة التقاط الفواتير؟
- تقليل الأخطاء البشرية
من المعروف أن الإدخال اليدوي للبيانات عرضة للكثير من المشاكل، مثل الأخطاء الحسابية أو تسجيل بيانات غير صحيحة. يمكن لأنظمة التقاط الفواتير أن تقلل من هذه الأخطاء بشكل كبير، لأنها تقوم باستخراج البيانات بدقة عالية وتحليلها تلقائيًا
- توفير الوقت والجهد
تستهلك العمليات اليدوية وقتًا طويلاً من الموظفين، بدءًا من مراجعة الفواتير وحتى الموافقة عليها. باستخدام أنظمة التقاط الفواتير، تستهلك هذه العملية وقتاً أقل بنسبة 82%، مما يتيح للموظفين التركيز على مهام أخرى.
تعزيز الشفافية
توفر هذه الأنظمة رؤية شاملة وفورية لجميع الفواتير والنفقات في شركتك. يمكن لفريقك المالي إتمام عملية تحليل المصروفات لحظيًا، مما يضمن الشفافية ويمنحك سيطرة أفضل على مواردك
منصات إدارة المصروفات: الحل الأمثل لاعتماد التقاط الفواتير في شركتك
اليوم, أصبح من الضروري على الشركات تبني أدوات تقنية متطورة لتحسين كفاءة تحليل المصروفات. إحدى هذه الأدوات الحيوية هي أنظمة التقاط الفواتير التي تعتمد على التكنولوجيا لتحليل وتنظيم البيانات المالية تلقائيًا.
ولكن، كيف يمكن دمج هذه الأنظمة بسلاسة مع العمليات القائمة في شركتك؟
الحل: منصات إدارة المصروفات
منصات إدارة المصروفات هي الحل الشامل الذي يتيح للشركات دمج أدوات التقاط الفواتير بسهولة في نظام مالي متكامل. هذه المنصات لا تعمل فقط على جمع البيانات من الفواتير وتحليلها، بل توفر أيضًا أدوات لإدارة النفقات بفعالية, وتجعل العمليات اليومية أكثر سلاسة وشفافية.
منصة Moola: خيارك الأمثل لإدارة المصروفات
تبرز منصة Moola كخيار رائد للشركات التي تسعى إلى تحقيق الكفاءة وتقليل النفقات. لماذا؟ لأن Moola تجمع بين سهولة الاستخدام والتكنولوجيا المتقدمة لتقديم حلول شاملة ومتكاملة.
ميزات Moola:
- التقاط فواتير دقيق وفعال
تعتمد Moola على تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي والتعرف الضوئي على الحروف (OCR) لالتقاط بيانات الفواتير بدقة عالية، مما يقلل الأخطاء ويوفر وقت الموظفين. - توفير الوقت والجهد
بدلاً من التعامل اليدوي لتسديد الفواتير ومعالجتها، تتيح المنصة معالجة تلقائية وسريعة توفر وقتًا يمكن استثماره في مهام استراتيجية أخرى. - تقارير مالية شاملة
تقدم Moola تقارير مفصلة عن النفقات، مما يعزز من الشفافية ويتيح للشركات مراقبة مواردها بدقة. - تحسين سير العمل المشترك
تسهل Moola التعاون بين الأقسام المختلفة , و تجعل تحليل المصروفات وتسيير الموافقات أكثر انسيابية. - التوافق مع منصتك المحاسبية
يمكن دمج Moola بسهولة مع الأنظمة المحاسبية الموجودة لديك، مما يضمن استمرار عملك دون أي انقطاع أو تعقيد.
لماذا Moola؟
تساعدك Moola على التخلص من الأعمال الورقية، تحسين سير العمل، وضمان أن تكون كل فاتورة تحت السيطرة. بفضل واجهتها البسيطة وميزاتها القوية، يمكنك تحقيق التوازن بين نفقاتك وميزانيتك بسهولة، مما يتيح لشركتك التركيز على النمو وتحقيق الأرباح.
ابدأ اليوم مع Moola واجعل مشاكل إدارة الفواتير والنفقات من الماضي!