تحسين الإنفاق: خطوات عملية لتقليل التكاليف وزيادة أرباح شركتك

تحسين الإنفاق: خطوات عملية لتقليل التكاليف وزيادة أرباح شركتك

التكاليف الزائدة: خطر يهدد أرباحك

هل تعلم أن الإنفاق الخارجي لمعظم الشركات يشكل 40-80% من إجمالي النفقات الكلية؟

هذا يعني أن أي عثرة أو خطأ بسيط في إدارة النفقات يمكن أن يؤدي إلى عواقب كارثية على شركتك في حال الفشل في تداركه في أقرب وقت!
في عالمنا المعاصر، حيث التنافسية بين الشركات تزداد كل يوم، فإن غياب السيطرة على التكاليف وإهمال استراتيجيات تحسين الإنفاق يمكن أن تشكل تهديدًا حقيقيًا للشركات، بغض النظر عن حجمها أو مجالها

ما هي استراتيجية تحسين الإنفاق؟

تحسين الإنفاق هو نهج شامل لإدارة ومراقبة وتحسين كافة نفقات الشركة

تخيل أن تكون بيانات إنفاق الخاصة بشركتك في متناول يديك دوماً، بحيث يمكنك بسهولة رؤية أين يتم صرف المال، ومن الذي ينفقه، وما هي الفرص المتاحة لتوفير التكاليف

إن إدارة المصروفات، والنفقات الداخلية، ومدفوعات الموردين، بهدف توفير رؤية اَنية مستمرة عن موارد شركتك يعد جوهر استراتيجية تحسين الإنفاق الناجحة
هل تعلم؟

بإمكان شركتك أن توفر ما يقارب ال 10% من مصاريفها السنوية دون التأثير على أدائها؟

لتحقيق ذلك, يجب الوصول إلى توافق تام بين الإنفاق وأهداف الشركة، والحد من فقدان الموارد الناجم عن سوء الإدارة المالية
( The Hackett Group study المصدر: (
 
إن لتحسين إنفاق الشركة فوائد عظيمة تتخطى مجرد توفير بعض الموارد المالية, فإذا تمكنت من تحسين كفاءة عمل موظفيك مثلاً, وتوفير الوقت اللازم لتنفيذ مهامهم، ستتمكن من تحسين الأداء العام للشركة وزيادة الإنتاجية! هذا بدروه سيؤدي إلى تعزيز القدرة التنافسية لشركتك في السوق وزيادة ربحيتها!  

تعتبر استراتيجية إدارة المصروفات أمرًا حيويًا بالأخص في مجالات التكنولوجيا، الخدمات المهنية، البناء،الأغذية, التجارة الإلكترونية, السياحة والسفر, والطاقات الأحفورية, حيث يمكن أن تتفاوت التكاليف بشكل كبير ومفاجئ, لتصبح عملية إعادتها تحت السيطرة (وضمان عدم تكرار الأخطاء) دون تعطيل أعمال الشركة أمراً شبه مستحيل

ما أبرز الأسباب التي تؤدي لتكاليف زائدة؟

• عدم وجود سياسة واضحة لإدارة المصروفات

غياب سياسة مالية واضحة يعد من أكثر الأخطاء شيوعًا التي تؤدي إلى تجاوز التكاليف.

عندما لا تُحدد الشركة إجراءات صارمة لإدارة الإنفاق أو تأخذ معاملاتها الكثير من الوقت والجهد اليدوي (عدة ساعات أو أيام أحياناً)، يصبح من الصعب التحكم في النفقات غير الملحّة والحد منها, كما يصبح الموظفون غير مدركين للحدود المالية المناسبة. يؤدي ذلك إلى اتخاذ قرارات إنفاق عشوائية وغير مدروسة أحياناً تؤثر على الميزانية بشكل تراكمي 

• التعامل مع النفقات بشكل عشوائي

تفتقر العديد من الشركات، وبالأخص الشركات الناشئة، إلى نظام دقيق لتتبع النفقات، مما يجعل من الصعب تحديد الأولويات أو التمييز بين النفقات الضرورية وغير الضرورية. يؤدي هذا التعامل العشوائي إلى تراكم النفقات غير الأساسية التي من الممكن تجنبها

• غياب التكنولوجيا المناسبة

الاعتماد على العمليات اليدوية لإدارة النفقات يؤدي حتميّاً لحدوث أخطاء بشرية وتأخير في سير المعاملات والموافقة على النفقات

• إهمال البيانات في الوقت الفعلي

عندما تفتقر الشركات إلى تقارير فورية وبيانات دقيقة حول إنفاقها، يصبح من الصعب رصد الإنفاق غير المبرر أو تحديد فرص التوفير قبل فوات الأوان

• زيادة الاعتماد على الإنفاق غير المخطط له

قد تضطر الشركات إلى التعامل مع نفقات طارئة وغير متوقعة بسبب غياب التخطيط المالي أو سوء تقدير الميزانيات. هذه النفقات الطارئة غالبًا ما تكون مكلفة وتؤثر سلبًا على أهداف الشركة المالية



التخلص من الهدر لا يعني فقط إغلاق الثغرات، بل يستوجب اتخاذ مجموعة من الخطوات العملية والمدروسة لتجنب نشأة ثغرات جدية في المستقبل

تحسين الإنفاق والعامل التكنولوجي

في الماضي، كان تحقيق متطلب وقف الهدر يعتمد بشكل كبير على كفاءة الطاقات البشرية التي هي بطبيعتها عرضة للأخطاء والعوامل التي تؤدي إلى ضياع الوقت… وهنا تكمن المعضلة!

فمن غير الواقعي أن تتوقع من موظفيك أن يحققوا أقصى درجة من الدقة والكفاءة على مدار الساعة دون أي تقنيات أوأدوات تساعدهم على تنظيم وتحسين سير العمل.

الأخطاء البشرية لا يمكن تجنبها بالكامل, خاصة عندما يعتمد الموظفون على طرق تقليدية ومعقدة, مثل التعامل مع الأوراق المالية، وإدخال البيانات يدويًا، والتفاعل مع أنظمة محاسبية قديمة.

في مثل هذه الظروف، يصبح من شبه المستحيل الحفاظ على دقة البيانات المالية وتحديثها في الوقت المناسب، مما يؤدي بالضرورة إلى اتخاذ قرارات مالية غير مدروسة بالكامل قد تضر بأداء الشركة. هذه المشاكل ليست مقتصرة فقط على الشركات الكبرى فحسب، بل حتى الشركات الصغيرة والمتوسطة التي لا تعتمد على التقنيات الحديثة في إدارة المصروفات قد تواجه تحديات مشابهة
 
تحسين الإنفاق: الحلول والعقبات

عندما يتعلق الأمر بإيجاد حلول مناسبة لوقف الهدر وتحسين الإنفاق, فإن التحدي الأكبر لا يكمن بالضرورة في اتخاذ إجراء يساهم في ضمان تجنب الأخطاء والحرص على التخطيط السليم فحسب, فيمكن حل جميع المشاكل التي مررنا عليها مثلاً بتوظيف المزيد من القوة العاملة أو اشتراط أن يتبع الموظفون إجراءات دقيقة أكثر صرامة أو تطبيق رقابة شدية قد تكون خانقة أحياناً!

بالطبع، هذا “الحل” ليس عمليًا على المدى الطويل، لأنه يتطلب استثمارًا كبيرًا في وقت وموارد إضافية قد تتجاوز تكلفته الفوائد المحققة

لا شك في أن الاعتماد على الحلول التقليدية أصبح غير مجدٍ في عصرنا الحالي, ولذلك أصبح من الواجب على الشركات البحث عن حلول أكثر تطورًا واستدامة

منصات إدارة المصروفات: سبيلك الأمثل لتحسين الإنفاق وزيادة الأرباح

مع زيادة التحديات الاقتصادية وتغيرات السوق، أصبح من الضروري على الشركات، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، أن تعتمد على حلول فعّالة لإدارة المصروفات.

تعد منصات إدارة المصروفات من أبسط الحلول التي تتيح للشركات إدارة نفقاتها بفعالية وتقليل التكاليف بشكل كبير. تعتبر منصة Moola من أبرز هذه المنصات التي تتيح للشركات تحسين قدرتها على التحكم في الإنفاق وتوفير الوقت والموارد من خلال الأتمتة والذكاء المالي

أبرز خصائص Moola لتحسين الإنفاق:

1. إدارة المصاريف بمنصة واحدة
   تجمع Moola جميع أدوات إدارة المصروفات في مكان واحد، وتقدم خيارات متعددة للارتباط بسلاسة مع أنظمتك الداخلية، بما في ذلك أنظمة تخطيط موارد (ERP)، وأنظمة المحاسبة وغيرها.
   
   يتيح ذلك لأصحاب الأعمال رؤية أكثر شمولاً وتكاملاً عن إنفاق شركاتهم ويسمح لهم باتخاذ قرارات مالية أفضل وأسرع.
2. الأتمتة وتقليل الأخطاء البشرية
   من خلال أتمتة معاملات شركتك، تمكنك Moola من تخطي مشكلة التأخيرات والأخطاء التي تحدث نتيجة العمليات اليدوية – أصدر موافقات المصاريف تلقائيًا، وحدد صلاحيات الإنفاق بشكل واضح ودقيق لكل موظف دون الحاجة لانتظار الموافقات الورقية أو تسيير كل معاملة يدويًا
3. تتبع المصاريف في الوقت الفعلي
   تمكن Moola الشركات من تتبع جميع المصاريف في الوقت الفعلي, وتتيح لهم اكتشاف أي نفقات غير مبررة أو خارج الميزانية فور حدوثها.
4. إصدار البطاقات الذكية للمصروفات
   تقدم Moola خيارات إنفاق آمنة لكل فريق من خلال بطاقات بنكية، افتراضية ومطبوعة، مخصصة للمصروفات. كل ما عليك هو الذهاب إلى لوحة معلومات Moola، تحديد خيار إصدار البطاقة، الاختيار بين البطاقات الافتراضية أو المادية، ثم تعيينها لمن تريده من أعضاء الفريق.
5. تحديد الميزانيات
   تتيح Moola للمستخدمين إعداد ميزانيات مخصصة لكل قسم أو مشروع في الشركة, لضمان بقاء جميع النفقات ضمن الحدود الموضوعة.
6. تقارير شاملة وتصدير البيانات
   تساعدك Moola في اتخاذ القرارات الاستراتيجية, وتوفّر لك إمكانية تحليل الأداء المالي عن طريق تقارير تفصيلية اَنيّة وبيانات دقيقة حول كافة المصاريف
   
   هل تعلم؟

باستخدام Moola، يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 5% من نفقاتها السنوية.


جاهز لاكتشاف الفرق؟
انضم إلى الشركات الرائدة التي جعلت من Moola جزءًا أساسيّاً من استراتيجية إدارة مصروفاتها.

مع Moola، يمكنك البدء بتوفير المال، وتحسين الكفاءة، وزيادة ربحية شركتك!

كُن أنت الحَكَم!
تواصل معنا اليوم واختبر قدرات منصة Moola مجاناً بنفسك!