تعرّف على إدارة المصروفات .. بالأرقام والإحصائيات

إدارة المصروفات الناجحة هي واحدة من أهم أهداف العديد من الشركات. كيف تتحكم فيها؟ ما الذي يعيق تطورها؟ ولماذا تنجح بعض الشركات في ذلك بينما تفشل شركات أخرى؟

نقدم لكم إجابات لجميع الأسئلة وأكثر. سنستكشف سويًا بعض الإحصائيات الحديثة حول إدارة المصروفات والتي قد تغير وجهة نظرك بشأن إدارة مصروفات الشركة. 

أهم الأرقام حول إدارة المصروفات

الشركات ذات الأداء العالي توفر 5.8% من إجمالي مصروفاتها

أولاً، دعونا نستكشف التأثير المباشر لإدارة المصروفات الفعالة: نسبة توفير التكلفة المحتملة .

وفقاً للبيانات الواردة في تقرير معيار إدارة الإنفاق الإجمالي لشركة Coupa  لعام 2024. والذي يستهدف القادة الماليين لتزويدهم برؤى واضحة حول كيفية إدارة الشركات ذات الأداء الأفضل لإنفاقها؛ حققت أفضل المؤسسات في عام 2024 انخفاضًا مذهلاً بنسبة 5.8% في إجمالي إنفاقها. في حين أن هذا أقل قليلاً مما رأيناه في عام 2023  (توفير بنسبة 6.6%)، إلا أنه لا يزال أعلى بكثير من متوسط وفورات الشركة البالغة 2-3%.

ويسلط هذا الضوء على الارتباط الواضح بين ممارسات إدارة المصروفات الفعالة وزيادة المدخرات. ويشير التقرير أيضًا إلى أهمية التركيز بشكل أكبر على الاستخدام الفعال لمنصات إدارة المصروفات التجارية مثل Moola 

تساعد Moola على:

• مركزية بيانات الإنفاق في مكان واحد
• أتمتة العمليات والحسابات 
• تحسين الرؤية المالية للأعمال
• تحديد فرص توفير التكاليف
• تمكين المفاوضات مع الموردين بشكل أفضل

تحديات إدارة مصروفات الشركات:

-الحصول على البيانات في الوقت الفعلي

من أهم التحديات التي تواجهها الشركات والتي تعتبر نقطة ضعف مشتركة: صعوبة الحصول على بيانات موثوقة في الوقت الفعلي لحدوثها عن مصروفات الشركة.

لا تزال العديد من المنظمات تعتمد على العمليات اليدوية والأنظمة القديمة، مما يجعل من الصعب تتبع مصروفات الشركات واتخاذ قرارات مالية دقيقة ومدروسة .

وبشكل عام، تؤكد هذه الإحصائية بوضوح على الحاجة إلى ممارسات أكثر كفاءة ودقة لإدارة المصروفات والتحكم فيها داخل المؤسسات لحل هذه المشكلة.

66%  من الشركات توافق حاليًا على المصروفات التشغيلية من خلال التحقق المسبق من المدير

إن جزء مهم من إدارة المصروفات هو عملية الموافقة وهذا يتطرق بنا إلى التحدي التالي.

-سياسة الموافقات على المصروفات

لفهم أسباب عدم الكفاءة، وإلقاء الضوء على سبب قلق كبار المديرين التنفيذيين بشأن مبالغ المصروفات في الشركات، قامت شركة Payhawk بفحص طرق الموافقة على المصروفات التشغيلية، مع عرض أفضل 5 طرق للموافقة على المصروفات.

كما ترى، فإن الطريقة الأكثر استخدامًا من قبل 66% من الشركات هي التحقق التقليدي المسبق من المديرين. يتضمن هذا الإسلوب قيام المديرين بمراجعة المصروفات والموافقة عليها قبل حدوثها.

ولكن هذه الطريقة لها مميزاتها ولها عيوبها

توضح البيانات أن الشركات تستخدم في كثير من الأحيان أساليب متعددة بالتزامن، مثل الموافقات اليدوية بعد الإنفاق، حيث يقوم المديرون أو فرق التمويل بمراجعة الإيصالات بعد إجراء عمليات الشراء.

نظام الموافقة الآلية على مصروفات الشركة 

وفقًا لـ Payhawk، أنظمة الموافقة الآلية لا يستخدمها سوى 39% من الشركات حتى الآن.

على الرغم من أنها يمكن أن تعمل على:

– تسريع عملية الموافقة بشكل كبير 

-السماح بالتحقق اليدوي من المشتريات الأكبر أو الأكثر أهمية.

-تميل الموافقات الآلية أيضًا إلى أن تكون أكثر دقة 

-تتيح الوصول إلى التقارير الفورية للمساعدة في الحفاظ على المصروفات ضمن الميزانية.

لذا، في حين تهيمن عملية التحقق من المدير حاليًا على الموافقات على الإنفاق، ومع استمرار الشركات في البحث عن أساليب نمو الأعمال الأكثر كفاءة، فقد نشهد حالياً تحولًا نحو المزيد من الأتمتة .

الأخطاء البشرية 

يمكن للأنظمة الحديثة استبدال التقارير اليدوية وإنشاء أوامر الشراء وإدارة الفواتير وحتى أتمتة إدارة الموردين من خلال تحليل الإنفاق وتتبع الامتثال.، ويؤدي هذا إلى استبدال العمل اليدوي المعرض للخطأ والذي يستغرق وقتًا طويلاً بعمليات آلية دقيقة وفعالة كانت تعتبر من أكبر تحديات إدارة المصروفات.

لا تقتصر عملية توفير الوقت على جمع البيانات وتصنيفها. إذ يمكن لبرامج إدارة المصروفات أيضًا المزامنة مع برامج المحاسبة مثل “مولا” لأتمتة قدر كبير من وظائف المحاسبة.

باختصار، مع استمرار تقدم تكنولوجيا الأتمتة، يمكننا أن نتوقع رؤية المزيد من الشركات تستفيد من هذه الأدوات لتبسيط عمليات إدارة المصروفات الخاصة بها وتقليل نسبة الأخطاء البشرية.

التوجه نحو أتمتة إدارة المصروفات:

بالنسبة لـ 49% من الشركات الصغيرة، يعد تحسين التحقق من البيانات هو الأولوية الأكبر لتحسين إدارة المصروفات

في الرسم الموضح يمكننا أن نرى الأولويات التي يضعها كبار المسؤولين التنفيذيين في الشركات الصغيرة لتحسين فعالية إدارة الإنفاق.

وفقًا لبيانات مسح Payhawk، يتم توضيح أفضل ثلاث ممارسات أدناه.

وكما يتضح، فإن الأولوية القصوى هي تحسين التحقق من البيانات، حيث ذكرت ما يقرب من نصف المنظمات الصغيرة أن هذا هو محور تركيزها الرئيسي.

قد تشعر الشركات الصغيرة بالقلق بشكل خاص بشأن التحقق من البيانات بسبب الموارد المحدودة والتأثير المحتمل للأخطاء على صافي أرباحها. بعد كل شيء، حتى التناقض البسيط يمكن أن يكون له عواقب وخيمة على الشركة ذات هوامش الربح الصغيرة.

بالنسبة للشركات الأكبر حجماً، فإن فوائد إعطاء الأولوية للتحقق من البيانات كبيرة.

المصدر: فيريديون

باختصار، تؤدي البيانات الدقيقة إلى تقليل الأخطاء، ومنع التأخير وتمكين اتخاذ قرارات سليمة بشأن تخصيص الموارد وتخفيف المخاطر وتوفير التكاليف.

بالنسبة للشركات التي تهدف إلى النمو، فإن هذا يعني أساسًا متينًا لإدارة المصروفات بفعالية وتحقيق ميزة تنافسية.

 22% من الشركات أفادت أنها تخطط لاستثمار مبالغ كبيرة في مبادرات إدارة المصروفات

إن الانتقال إلى ما هو أبعد من إدارة المصروفات التقليدية المعتمدة على الورق يتطلب الالتزام، سواء من حيث تبني ممارسات جديدة أو الاستثمار المالي.

ولهذا السبب لا تقوم العديد من الشركات بذلك.

التكنولوجيا المالية المتمثلة في منصات إدارة الخدمات التجارية مثل مولا يمكن أن تكون المفتاح لتحقيق نمو الأعمال والحصول على ميزة تنافسية. ولذلك من المتوقع أن ينمو حجم سوق برامج إدارة الإنفاق التجاري من 23.36 مليار دولار في عام 2024 إلى 57.22 مليار دولار بحلول عام 2032 وفيما يتعلق بموضوع التكنولوجيا، يمكننا إلقاء نظرة على توقعات حجم السوق لبرمجيات إدراة نفقات الأعمال.

ونظراً لقدرة أتمتة إدارة المصروفات على تحسين إنفاق الشركة وتحقيق المدخرات، فليس من المستغرب أن نشهد نمواً سريعاً في هذا السوق، ووفقًا لتوقعات Fortune Business Insights ، يمكننا أن نتوقع نموًا كبيرًا في سوق برمجيات إدارة نفقات الأعمال ، ليصل إلى 57.22 مليار دولار بحلول عام 2032.

برنامج إدارة الإنفاق التجاري من مولا يساعدك في تقليل نفقات أعمالك بنسبة تصل لـ 20% تعرف على المزيد عنها من موقعنا.