دليلك لمعرفة الرقم الضريبي للشركات

يلعب الرقم الضريبي للشركات دوراً أساسياً في التنظيم المالي والامتثال الضريبي بالمنشآت السعودية. فهو بمثابة معرّف فريد مكوّن من 15 خانة، يُصدر من قِبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لكل شركة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة. يساعد هذا الرقم في ربط المعاملات التجارية بالكيان الضريبي الصحيح وضمان تسجيل الفواتير والمبيعات وفقًا للقانون. وقد أكدت المصادر المتخصصة أنه مُستخدم في العديد من المعاملات التجارية داخل المملكة، مما يجعله من الركائز الأساسية لأي نظام محاسبي أو فواتيري يتبع القواعد الرسمية.

اولاً: ما هو الرقم الضريبي وأهميته للشركات؟

 (Tax Identification Number) هو رقم مكوّن من خمسة عشر خانة يُخصّص لكل منشأة تسجّل في نظام ضريبة القيمة المضافة أو الضريبة الانتقائية.

 وبحسب دليل الزكاة الرسمي، فإن هذا الرقم يُستخدم لتحديد هوية المنشأة لدى الهيئة ويُعد شرطاً أساسياً لإصدار فواتير ضريبية سليمة.

 تكمن أهميته في كونه مرجعاً يُدون في الفواتير والسجلات المحاسبية لتوثيق أداء التزامات المنشأة الضريبية.

 على سبيل المثال، إدراج الرقم الضريبي في الفاتورة مع رقم التسجيل التجاري يثبت أن المعاملة تمت ضمن النظام الضريبي المعمول به. 

ومن الجدير بالذكر أن عدم تضمينه في الفواتير الضريبية يعد مخالفة لنظام هيئة الزكاة والضريبة، وقد تترتب عليه غرامات وإجراءات قانونية.

ثانياً: خطوات التحقق من الرقم الضريبي للشركات.

يمكن لأي شركة التحقق من رقمها الضريبي أو رقم أي منشأة أخرى عبر خدمة التحقق من تسجيل المنشآت بضريبة القيمة المضافة في موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

 اتبع الخطوات التالية للتحقق بسرعة:

1. انتقل إلى موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الإلكتروني (zatca.gov.sa).
2. اختَر قسم “الخدمات الإلكترونية”، ثم اضغط على “خدمات عامة”، واختر خدمة “التحقق من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة”.
3. أدخل رقم السجل التجاري الخاص بالمنشأة، وسيعرض النظام حينها كافة بياناتها بما في ذلك الرقم الضريبي الخاص بها.
   

باتباع هذه الخطوات، يمكنك التأكد من صحة التسجيل الضريبي لأي شركة في السعودية عبر الموقع الرسمي للهيئة. 

ويُفيدُ هذا الفحص في التأكد من استيفاء جهة التعامل لجميع المتطلبات، كما يُعتبر خطوة ضرورية قبل إتمام أي صفقة لضمان الشفافية والامتثال للنظام الضريبي.

ثالثاً: أمثلة تطبيقية لاستخدام الرقم الضريبي.

• في الفواتير الصادرة والواردة: يجب ذكر الرقم الضريبي للمورد أو البائع في فاتورتك (وللعميل إذا كان مسجلاً أيضاً) مع البيانات الأساسية الأخرى مثل الاسم ورقم التسجيل التجاري. وهذا الإجراء ضروري لجعل الفاتورة صحيحة وضريبية حسب قواعد الهيئة.فعلى سبيل المثال، عند إصدار فاتورة بيع، يُدرج الرقم الضريبي للبائع في أعلى الفاتورة، مما يسهّل على المحاسب التحقق من صحة الفاتورة وحساب ضريبة القيمة المضافة المرتبطة بها.

• في التسجيل المحاسبي: يتم استخدامه في القيود المحاسبية عند احتساب ضريبة المخرجات والإدخال.
   بمعنى آخر، عند شراء بضاعة أو خدمة، يتم تسجيله للمورد في نظام المحاسبة، فيسهم ذلك في احتساب ضريبة الشراء (الضريبة المدخلة) بشكل دقيق.
  وبالمثل، يُدرج للمبيعات في إقرار الضريبة الخاص بالمنشأة ليعكس مبيعاتها الخاضعة للضريبة. هذا التنظيم الدقيق يسهل عمليات التدقيق والمراجعة الضريبية لاحقًا.

رابعاً: نصائح عملية لإدراج الرقم الضريبي في العمليات اليومية.

• احفظ شهادة التسجيل الضريبي: تأكد من الاحتفاظ بنسخة إلكترونية وورقية لشهادة الرقم الضريبي للشركات (TRN) الخاصة بشركتك، واستخدمها كمرجع عند الحاجة. من المهم مراجعة تاريخ انتهاء الصلاحية وتحديث الشهادة قبل تجديدها.

• دمج الرقم الضريبي في نظام المحاسبة: أدخل الرقم الضريبي لكل مورد وعملائك التجاريين في برامج المحاسبة أو إدارة الفواتير لديك. يساعد ذلك في ملء المستندات تلقائياً ويوفر وقتاً أثناء حساب الضرائب.

• إدراجه في جميع الفواتير والمدفوعات: احرص على تضمين رقمك الضريبي في الفواتير الصادرة كافة والفواتير التي تستلمها، سواء كانت إلكترونية أو ورقية. هذا يعزز ثقة عملائك ويُظهر التزامك باللوائح الضريبية.

• الانتظام في المراجعة: راجع بشكل دوري سجل الفواتير والقيود المحاسبية للتأكد من صحة الأرقام الضريبية الواردة فيها.  تأكد أيضًا من تحديث بيانات الشركة لدى الهيئة في حال حدوث أي تغيير (مثل تغيير المقر أو النشاط).

• استخدام الأنظمة الذكية: استعن بتطبيقات أو برامج محاسبية معتمدة تقوم تلقائيًا بتضمين وحفظ الأرقام الضريبية في الفواتير والسجلات. مثلاً، ربط فواتير مشترياتك بنظام محاسبة موثوق يسهل الالتزام ويقلل احتمال الأخطاء اليدوية.

ختاماً، نجد إن التحقق من الرقم الضريبي للشركات وتضمينه في أنظمة العمل اليومية يمثل خطوة هامة لضمان الالتزام الضريبي وتجنب المخالفات.
ننصح كل منشأة بالاستفادة من الخدمات الرسمية للتحقق الدوري من الرقم الضريبي الخاص بها، وعند الحاجة ربطة بأنظمتها المحاسبية والفواتير الإلكترونية.

هذا الإجراء يعزز من مصداقية الشركة أمام الشركاء والجهات الرقابية، ويساهم في إنجاز المعاملات المالية بثقة تامة.

اقرأ المزيد: أهمية إدارة المصاريف في نجاح الشركات