دليلك الشامل لتطبيق الفاتورة الإلكترونية

مع تسارع التحول الرقمي المالي في المملكة، باتت الفواتير الإلكترونية جزءًا أساسيًا من عمليات الشركات الحديثة.

 تُمكّن هذه الفواتير الشركات من تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الأعمال الورقية.

 فمثلاً، يمكن تسديد الفواتير إلكترونيًا مما يوفر وقتًا وجهدًا للعملاء، مما يعزز مكانة المملكة في الابتكار المالي.

 سنتعرف في هذا الدليل على مفهوم الفاتورة الإلكترونية للشركات ومزاياها وكيفية تطبيقها بما يتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).

أولاً: ما هي الفاتورة الإلكترونية ومزاياها؟

الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة مالية صادرة بطريقة إلكترونية منظمة تحتفظ بها الأنظمة الرقمية وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية المطلوبة.

 ولا تُعتبر الفاتورة المكتوبة يدويًا أو الممسوحة ضوئيًا فاتورة إلكترونية.

للفواتير الإلكترونية فوائد عديدة مقارنةً بالفواتير الورقية التقليدية، منها:

• توفير الوقت: إنشاء وإرسال ومتابعة الفواتير الإلكترونية يستغرق وقتاً أقل بكثير مقارنة بالفواتير التقليدية.
• الكفاءة وتخفيض التكلفة: تسهل الفواتير الإلكترونية عمليات الفوترة وتقلل الاعتماد على الورق والطابعات والبريد، مما يخفض التكاليف وتكاليف التخزين.
• دقة البيانات: بفضل التحقق الآلي وانعدام الأخطاء البشرية في المعالجة، تنخفض أخطاء الفوترة بشكل ملحوظ، الأمر الذي يعزّز دقة المعلومات المالية.
  

ثانياً: المتطلبات التنظيمية الفاتورة الإلكترونية في السعودية.

أعلنت هيئة الزكاة والضريبة (ZATCA) أن الفاتورة الإلكترونية  أصبحت إلزامية لجميع المكلفين بالضريبة في المملكة.

 بدأت المرحلة الأولى من التطبيق في 4 ديسمبر 2021م لجميع المنشآت الخاضعة للوائح الفاتورة الإلكترونية . 

يُشترط على الشركات اعتماد حلول فواتير إلكترونية تلبي متطلبات الهيئة، حيث يُعتبر امتثال الشركة كاملاً بمجرد استيفاء هذه الشروط، حتى وإن لم يكن مزود الحلول مدرجًا في القائمة الرسمية للهيئة.

 تتطلب الأنظمة الجديدة تضمين جميع الحقول الضريبية الأساسية في كل فاتورة إلكترونية، مثل بيانات البائع والمشتري وعناصر الضريبة، واعتماد التوقيع الرقمي أو الطابع الإلكتروني لضمان سلامة الفاتورة.

ثالثاً: الفروقات بين المرحلة الأولى والثانية من تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة.

يتم تنفيذ نظام الفاتورة الإلكترونية بالسعودية على مرحلتين رئيسيتين:

• المرحلة الأولى (إصدار وحفظ): بدأت في 4 ديسمبر 2021 لجميع المكلفين. في هذه المرحلة يصدر المكلفون فواتيرهم إلكترونياً من خلال حلول متوافقة ويتم تخزينها بصيغ منظمة.
• المرحلة الثانية (الربط والتكامل): انطلقت تدريجياً بداية 1 يناير 2023. 

في هذه المرحلة تُرسل الفواتير الإلكترونية (ومذكرات الخصم والائتمان) إلى منصة الهيئة في الوقت الحقيقي.

 يدخل نظام التحكم بالمعاملات المستمرة (CTC) حيز التنفيذ، حيث تُمرَّر فواتير التعاملات بين الشركات (B2B) للموافقة عليها من الهيئة قبل تسليمها، بينما يجب الإبلاغ عن فواتير التعاملات مع المستهلكين (B2C) خلال 24 ساعة.

رابعاً: خطوات تطبيق الفاتورة الإلكترونية داخل الشركات.

لتطبيق الفاتورة الإلكترونيةبنجاح، يمكن اتباع الخطوات التالية:

• اختيار نظام فوترة إلكتروني متكامل: يجب على الشركة اعتماد حل محاسبي أو نظام فوترة إلكترونية متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة.
• إعداد النظام: تثبيت الحل البرمجي وتحديثه حسب متطلبات الهيئة لتمكين إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا بصيغ منظمة.

 تأكد من تضمين كل الحقول الإلزامية (معلومات البائع/المشتري ورموز الضريبة ورمز QR للفاتورة المبسطة).

• تحضير الربط مع الهيئة: ربط النظام بمنصة الهيئة (عبر واجهات برمجية API) وتمكين ميزات الأمان مثل الختم الرقمي وميزة الهاش لكل فاتورة.
• الاختبار والإطلاق: تجربة النظام في بيئة اختبار الهيئة (Sandbox) قبل التطبيق الرسمي، وتدريب فريق العمل على استخدام النظام. ثم البدء بإصدار جميع الفواتير إلكترونياً ومتابعة تقارير الهيئة دورياً لضمان الامتثال.
  

خامساً: الفوائد العملية.

من خلال اعتماد الفاتورة الإلكترونية، تحقق الشركات فوائد عملية ملموسة تشمل:

• تسريع التحصيل المالي: يسمح إصدار الفواتير إلكترونياً للعملاء بالدفع عبر وسائل رقمية بشكل أسرع، مما يوفر وقتاً وجهداً ويُسرّع وصول الأموال للشركة.
• تقليل الأخطاء: تُحد الفواتير الإلكترونية من الأخطاء اليدوية عند إدخال البيانات أو طباعتها، مما يزيد دقة التقارير المالية ويقلل المخالفات المحاسبية.
• تحسين الامتثال الضريبي: تضم الأنظمة الإلكترونية جميع الحقول المطلوبة في الفاتورة (مثل رقم ضريبة القيمة المضافة)، مما يُسهّل التدقيق الضريبي والالتزام باللوائح.

ختاماً، نجد أن الفاتورة الإلكترونية للشركات الحديثة أصبحت عنصراً لا غنى عنه في رحلة التحول الرقمي في السعودية.

 فهي تلغي المشقّة الورقية وتعزز دقة العمليات المالية، كما تُسهِّل على الشركات الالتزام الكامل بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

 بفضل هذه المزايا، يعزز اعتماد الفوترة الإلكترونية تنافسية المنشآت ويوفر الوقت والتكاليف، ويُعد ركيزة أساسية لتحقيق الأهداف المالية وفق رؤية المملكة 2030. 

ولهذا فإن اعتماد الفاتورة الإلكترونية يعني حصول الشركات على فوائد إضافية مثل تسهيل جمع المدفوعات وتقليل الأخطاء المالية. 

وهذا التطور يشكل خطوة مهمة لرواد الأعمال وأصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة، حيث يمكّنهم من إدارة مواردهم المالية بفعالية أكبر والتركيز في تنمية أعمالهم بدلاً من الانشغال بالعمليات الورقية.

اقرا المزيد: كيف يسهم إدارة الفواتير تلقائياً في تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء المحاسبية