بطاقة إدارة المصروفات: الطريقة الأمثل لتوفير الوقت والمال في شركتك

بطاقة إدارة المصروفات: الطريقة الأمثل لتوفير الوقت والمال في شركتك

–هل تعلم أن الشركات عالية الكفاءة توفر 5.8% أكثر من إجمالي نفقاتها مقارنة بالشركات الأخرى؟

تعد الكفاءة في إدارة المصروفات أحد العوامل الرئيسية التي تساهم في تحسين الأداء المالي لأي شركة. وواحدة من أكثر الأدوات فعالية لتحقيق ذلك هي بطاقة إدارة المصروفات، التي تتيح لك مراقبة وإنفاق المال بشكل دقيق ومنظم، مما يؤدي إلى توفير الوقت والمال.

–ما هي بطاقة إدارة المصروفات؟

عندما يتعين على الموظفين التعامل مع نفقات العمل مثل شراء المستلزمات أو تغطية تكاليف السفر، يلجأ الكثير منهم إلى استخدام المصروفات النثرية أو الدفع من أموالهم الخاصة مع انتظار استردادها لاحقًا. قد يبدو الأمر بديهيّاً للوهلة الأولى، ولكن هذه الطريقة التي تبدو بسيطة قد تخلق تحديات كبيرة في إدارة مصروفات الشركة بفعالية.

من منظور الموظف، تتطلب العملية دفع التكاليف مقدمًا، والاحتفاظ بالإيصالات، وانتظار استرداد المبالغ المدفوعة، والذي قد يستغرق أسابيع. هذه العملية المرهقة عرضة للأخطاء وتزيد من احتمالية فقدان الإيصالات أو تكرار تقديمها.

أما بالنسبة للشركات، فإن إدارة هذه الاستردادات تعني التعامل يدويًا مع العديد المعاملات الورقية والإلكترونية. قد يقضي فريق المالية والمحاسبة ساعات طويلة في الموافقة على المصروفات ومراجعتها يدويًا، وكل ذلك دون رؤية واضحة ومباشرة. بالإضافة إلى ذلك، هناك خطر دائم بحدوث انتهاكات أو تجاوزات قد تفشل العين البشرية المرهقة في ملاحظتها.

ولهذا السبب أصبحت العديد من الشركات الرائدة تميل نحو تبني سياسة الاعتماد على بطاقات إدارة المصروفات في تسيير تعاملاتها المالية, فما هي هذه البطاقات؟ وما أبرز فوائدها؟


“بطاقة إدارة المصروفات هي بطاقات دفع تصدرها الشركات لموظفيها لتغطية نفقات العمل, وقد تكون بطاقات افتراضية أو مطبوعة.”

يمكن للشركات توزيع هذه البطاقات على الأفراد المصرح لهم، مع تحديد حدود الإنفاق، ووضع ميزانيات محددة، ودمجها في أنظمة إدارة المصروفات لتتبّع النفقات بشكل مباشر.

ما الذي تقدمه بطاقة إدارة المصروفات لشركتك؟

1. رؤية فورية للنفقات

تتيح بطاقات الشركات رؤية مباشرة للنفقات دون الحاجة إلى انتظار نهاية الشهر. يمكن للشركات تتبع العمليات أثناء حدوثها، مما يوفر رؤية فورية تساعد في إدارة الامتثال والميزانية بفعالية وتجنب المفاجآت غير المتوقعة.

علاوة على ذلك، توفر بطاقات الشركات تحليلات شاملة من خلال لوحة تحكم مركزية. يمكن تصفية هذه التحليلات لتحديد اتجاهات الإنفاق، مما يدعم اتخاذ القرارات بناءً على البيانات.

2. توفير ضوابط مخصصة للإنفاق

يمكن تخصيص بطاقات الشركات وفقًا لسياسات الشركة المحددة. يمكن وضع حدود الميزانية، وتحديد التجار المسموح بالشراء منهم، وأنواع المصروفات المسموح بها على البطاقة، والفئات المفضلة للإنفاق. يتيح هذا التحكم تطبيق سياسات داخلية فعّالة مع التقليل من التدخل اليدوي.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن تخصيص بطاقات للتجار المحددين، مما يسمح للموظفين بالشراء فقط من الموردين المعتمدين. كما يمكن تحديد فئات مصروفات محددة، مثل قصر استخدام البطاقة على محطات الوقود للسائقين. يضمن هذا النهج المستهدف توافق المصروفات مع أهداف الشركة ويعزز التحكم في الإنفاق.

3.تعزيز المساءلة

على عكس بطاقات الائتمان التقليدية، التي تنتظر الشركات حتى نهاية الشهر للحصول على بيانات مفصلة توضح المصروفات، تتيح البطاقات الفردية للشركات تخصيص ميزانية محددة لكل موظف, بحيث يمكن مراجعة تاريخ الإنفاق ومعاينة المصروفات بشكل آني. يساعد هذا على تأمين رؤية فورية للمعاملات، مما يمكن الشركات من تتبع النفقات بدقة على مستوى الفرد.

هذا المستوى العالي من الشفافية يُبسط عملية تتبع المصروفات ويسهل معالجة أي تناقضات قد تظهر بسرعة. وبما أن الموظفين يصبحون مسؤولين مباشرة عن البطاقات المخصصة لهم، فإن توثيق النفقات يصبح جزءًا من الممارسات اليومية، مما يضمن عدم تجاوز الميزانية المعلنة والدقة  في السجلات المالية.

4. التخلص من الإنفاق العشوائي

هل تعلم؟

في عام 2022، أشار 49% من كبار أصحاب الأعمال في المملكة المتحدة إلى أن الإنفاق العشوائي يمثل تحديًا كبيرًا لشركاتهم.

“الإنفاق العشوائي” هو الإنفاق الذي يتم خارج نطاق عمليات الشراء المعتمدة أو العقود المبرمة مسبقًا. يشمل ذلك تجاوز الموردين المعتمدين، أو الإقدام على نفقات تتخطى حدود الميزانية، أو تجاهل تعليمات الشركة.

هذا النوع من الإنفاق غير المنظم يمكن أن يشكل مشكلة كبيرة للشركات، لأنه يؤدي إلى فقدان السيطرة على المصروفات، ويفتح المجال لتجاوزات قد تؤثر على الأرباح والميزانية بشكل لا يمكن توقع تبعاته. لهذا السبب، تتجه الشركات حول العالم بشكل متزايد نحو منصات أتمتة الإدارة المالية، لضمان التزام الموظفين بالإجراءات المحددة وتحقيق شفافية مالية أكبر.

تعمل بطاقة إدارة المصروفات على الحد من الإنفاق العشوائي من خلال تطبيق ضوابط مُعدة مسبقًا. في حال استخدام البطاقة خارج نطاقها المخصص أو تشكل خطراً على الميزانية الموضوعة، يمكن للمسؤولين وأصحاب الأعمال تحديد النفقات غير المصرح بها أو غير المتوافقة بسرعة، مما يضمن الالتزام بسياسات الشركة.

بالإضافة إلى ذلك، تمكنك هذه البطاقات من اكتشاف الإيصالات المكررة، مما يضيف طبقة إضافية من الحماية ضد محاولات الاحتيال. 

5. تبسيط المعاملات المحلية والعالمية

يمكن لبطاقة إدارة المصروفات أن تدير المعاملات المحلية وكذلك العالمية! هذا بالضبط ما يجعلها يجعلها مثالية للإنفاق الفعّال على السفر. تدعم هذه البطاقات العديد من العملات، مما يُبسط عمليات الدفع عبر الحدود ويُجنب عناء تحويل العملات. كما أن معاملات هذه البطاقات السريعة والآمنة تقلل من تأخيرات الدفع وتضمن استمرارية العمليات التجارية بسلاسة.

6. إقصاء الأخطاء البشرية وتوفير الوقت

تقوم بطاقات إدارة المصروفات بأتمتة سجلات الإنفاق تلقائياً، مما يجنب الشركات عناء إدخال البيانات يدويًا. 

تُقلل هذه الأتمتة من احتمالية الإدخالات المكررة والأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي, و تساهم في توفير الوقت والحفاظ على تناسق البيانات المالية وضمان انسجامها مع الميزانية الموضوعة.

7. تلبية كافة الاحتياجات بسهولة

توفر بطاقات إدارة المصروفات حلاً مرنًا من خلال تقديم بطاقات مادية أو افتراضية. يمكن تخصيص هذه البطاقات لتلبية احتياجات محددة, مع ضمان التحكم الدقيق في حجم النفقات ونوعها.

8. تحسين تجربة الموظفين

تخفف بطاقات إدارة المصروفات عن الموظفين عناء التعامل مع طلبات التعويض التي تستغرق ساعات للإعداد وأسابيع في بعض الأحيان للدراسة واستكمال إجراءات الموافقة. مع بطاقة مخصصة للمصروفات التجارية، يصبح الموظفون غير محتاجين للإنفاق من جيوبهم أو قضاء ساعات في تقديم الأوراق.

غالباً ما تأتي هذه البطاقات كجزء من منصة متكاملة مخصصة لإدارة المصروفات، مثل Moola.

هل تعلم؟

من المتوقع أن ينمو حجم سوق منصات إدارة النفقات التجاري من 23.36 مليار دولار في عام 2024 إلى 57.22 مليار دولار بحلول عام 2032 وفقًا لتوقعات Fortune Business Insights!

تظهر هذه التوقعات بوضوح القيمة التي توفرها منصات إدارة المصروفات للمؤسسات والشركات

.

منصة الإدارة المالية: الحل الأمثل لتطوير كفاءة شركتك المالية

تُعد بطاقة إدارة المصروفات خطوة هامة نحو تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف في شركتك. لكن لضمان الاستفادة القصوى من هذه البطاقات، من الضروري دمجها مع منصة إدارة مالية متكاملة مثل Moola.

لا توفر لك هذه المنصات القدرة على إدماج بطاقات الإدارة المالية مع عملك بسلاسة فحسب، بل تمنحك أيضًا القدرة على تنظيم وتحليل وتتبع النفقات بشكل دقيق, و تعزيز قدرتك على اتخاذ القرارات المالية المدروسة.

حلول Moola المتكاملة

Moola ليست مجرد أداة لإدارة المصروفات، بل هي منصة مالية شاملة تمنحك السيطرة الكاملة على دورة المشتريات في شركتك، وضمان أعلى درجة من الكفاءة والدقة في عمليات الدفع من خلال مجموعة من الميزات المتقدمة:

• تحليلات متقدمة تكشف لك عن فرص تقليص التكاليف بشكل فعال.
• تقارير مالية دقيقة تمنحك رؤى واضحة لاتخاذ قرارات مالية أسرع وأكثر دقة.
• لوحات تحكم مرنة تمنحك رؤية شاملة وشفافية كاملة في إدارة نفقات أعمالك.
• زيادة كفاءة التكاليف من خلال التحليلات المتطورة.
• رؤى مالية دقيقة في لمحة واحدة من خلال تقارير تفصيلية تساعدك في تتبع المصروفات بدقة.
• لوحات تحكم مخصصة تواكب أهداف عملك المستقبلية وتساهم في تحسين الأداء المالي.

تحكّم بالنفقات بدقة, وفّر 4000 ساعة سنويّاً, وتجنب النفقات الزائدة غير المبررة مع بطاقات Moola الافتراضية!

تتمتع بطاقات Moola الذكية بقدرة على كشف المصروفات الخفية من خلال ثلاث مزايا أساسية:

1. حدود الإنفاق: تحكم كامل في كل اشتراك من خلال ميزانية محددة مسبقًا.
2. التتبع التلقائي: متابعة دقيقة لكل عملية دفع لحظيًا.
3. إلغاء سهل: إمكانية إيقاف أي اشتراك غير ضروري فورًا بضغطة زر.

ابدأ رحلتك نحو التوفير مع Moola!

تواصل معنا اليوم وابدأ في تحسين كفاءة الإنفاق، توفير الوقت، وتجنب النفقات غير المبررة في شركتك.