كيف ساعدت مولا شركة بيت الجليد في تنظيم مصروفاتها

كيف ساعدت مولا شركة بيت الجليد في تنظيم مصروفاتها وتعزيز الشفافية المالية بنسبة 90%

نبذة عن بيت الجليد

شركة رائدة في المقاولات وحلول التكييف، مقرها في المنطقة الصناعية. كانت هناك حاجة إلى رقابة دقيقة وفورية على المصروفات لكلا الفريقين الميداني والإداري.

ملخص الأداء

%90 من المعاملات أصبحت رقمية
انخفاض العمل اليدوي بنسبة 80%
تسريع المراجعات المالية بنسبة 50%
10 موظفين يستخدمون بطاقات مولا في 4 أقسام رئيسية
ارتفاع معنويات الفريق

التحديات في إدارة المصروفات والمشتريات

أوضح مدير الحسابات: “إن طبيعة العمل في المقاولات تتطلب وجود مهندسين وموظفين في مواقع مختلفة يوميًا، الأمر الذي يستلزم توفير مصروفات ومشتريات مستمرة لتسيير العمل.
في البداية، كانت هذه العمليات تُدار عبر الحسابات الشخصية للمهندسين والعاملين وحتى الإداريين في المكتب الرئيسي، وهو ما أدى إلى تشتت الحسابات وصعوبة متابعة النفقات بشكل دقيق ومنظم”.

تلخيصاً لما ذُكر؛ قبل استخدام مولا، واجهت الشركة تحديات كبيرة في إدارة المصروفات من:

• الاعتماد على الحسابات الشخصية للموظفين لتغطية المصروفات اليومية.
• صعوبة تتبع الإنفاق بدقة وتكرار الأخطاء المالية.
• تأخير في تسوية الفواتير بسبب الإجراءات اليدوية.
• غياب كنترول واضح على المبالغ المصروفة ميدانيًا.

النتيجة كانت: تشتيت في الحسابات، بطء في الإجراءات، وضعف في الرقابة المالية.

التحول إلى نظام “مولا”

بدأت بيت الثليج رحلتها مع منصة مولا لإدارة المصروفات بطريقة رقمية وسلسة.
ومنذ تطبيق النظام، لاحظت الإدارة تحسنًا جذريًا في طريقة العمل اليومية:

• 💳 بطاقات مولا الذكية: أنهت الحاجة لاستخدام الحسابات الشخصية، وربطت جميع العمليات بحسابات الشركة مباشرة.
• ✅ نظام الموافقات المسبقة: لا تتم أي عملية صرف إلا بعد الموافقة عليها، مما أوقف التجاوزات المالية.
• ✅ توثيق إلكتروني كامل: أصبحت كل عملية مصروف موثقة بالمكان والوقت والتاريخ بدقة.
• ✅ أتمتة المراجعات: تقليل الوقت والجهد اليدوي في متابعة كشوف الحسابات والمصاريف.
• ✅ دعم سريع وفعّال: فريق مولا يتفاعل باستمرار مع ملاحظات الشركة وينفذ التحسينات خلال أسبوع إلى شهر فقط.

ذكر المدير المالي للشركة: “عندما بدأت الشركة التعاون مع منصة مولا، لاحظت وجود فرق كبير وواضح في طريقة إدارة الأموال.
فقد ساعد النظام على إراحة الموظفين من استخدام حساباتهم الشخصية وأزال الخلط بين الأموال الخاصة وأموال الشركة.
كما شعر الموظفون بالراحة والتنظيم بعد تطبيق النظام الجديد، إذ أصبح العمل المالي أكثر وضوحًا وسهولة في المتابعة.

النتائج والتأثير بعد تطبيق النظام

بعد تطبيق استخدام نظام مولا، تغيرت تجربة العمل المالي في الشركة جذريًا:

• 90% من المعاملات أصبحت إلكترونية ومُوثقة.
• توفير كبير في الوقت والجهد الإداري بنسبة تتخطى الـ80%.
• زيادة دقة المصروفات ومنع الازدواج أو الأخطاء في السداد.
• تحسن واضح في التنظيم المالي ووضوح المسؤوليات بين الفرق.
• ارتفاع رضا الموظفين بفضل سهولة الاستخدام وسرعة الإجراءات.

حيث أوضح المدير المالي: في النظام التقليدي، كانت تظهر أحيانًا عجوزات مالية أو أخطاء في الحسابات بسبب الاعتماد على الحسابات الشخصية.
أما مع “مولا”، فأصبحت نحو 90% من المعاملات تتم إلكترونيًا ومُوثقة بدقة، حيث يتم تسجيل كل عملية بالبطاقة مع تحديد المكان والوقت والتاريخ.
كما تم ربط حسابات الشركة بالكامل بالنظام ليكون لكل موظف حساب منفصل ومنظم يعكس تعاملاته الخاصة.
هذا التطور أدى إلى تسريع الإجراءات وتقليل الجهد اليدوي في مراجعة كشوف الحسابات، إلى جانب مرونة فريق مولا وسرعة استجابتهم لأي ملاحظات أو طلبات تطوير.

أيضاً يجب إلقاء الضوء على مهمة تجميع الفواتير؛ في الماضي، كانت الفواتير تتجمع عند أمين الصندوق أو المحاسب، ثم تُرسل دفعة واحدة إلى قسم الحسابات لإدخالها في النظام، وكان ذلك يستغرق وقتًا وجهدًا كبيرين.
أما الآن، فبمجرد تنفيذ المصروف، يمكن تعويضه مباشرة دون الحاجة للانتظار أو التكدس في المعاملات.
وأصبح بالإمكان معرفة كل عملية صرف أولًا بأول، ومتابعة المبالغ المنفقة أسبوعيًا بسهولة.
كذلك أصبح الموظف ملتزمًا بإحضار الفواتير والإيصالات فورًا، بدلًا من التأخير الذي كان يحدث سابقًا، مما أدى إلى تسريع سير العمل وتقليل التعطيلات الإدارية.

اقتباس العميل

“مولا سهلت علينا إدارة المصروفات بشكل كبير. أصبح كل شيء واضح، من الموافقات إلى التوثيق وحتى التقارير.
النظام مرن ويتطور باستمرار، وفريق مولا دائمًا متعاون وسريع الاستجابة. مولا فعلاً غيرت طريقة إدارتنا للأموال.”

“الكثير من الناس يفكرون في تخصيص حساب بنكي مستقل لإدارة المصروفات أو إنشاء نظام خاص لذلك، لكن تبيَّن أن منصة مولا أسهل بكثير من كل هذه الحلول”.

“أسهل تحول إداري مررنا به. مولا جعل الموافقات والمتابعة واضحة للجميع.” – إلياس، المدير المالي